Freelance gids: alles over freelancen

Freelancen klinkt als muziek in de oren en als freelancer ben je feitelijk veel vrijer in hoe, waar en voor welke tarieven je werkt. Je hebt alleen nog maar te maken met opdrachtgevers en je bent eigen baas. Geen directeuren die iets van je verwachten of managers die in je nek hijgen over je targets die gehaald moeten worden. Het klinkt geweldig en dat is het ook, maar freelancen is ook een vak apart. In onze freelance gids bespreken we alles wat je moet weten om als zzp’er aan de slag te gaan.

Is freelancen wel iets voor jou?

De eerste vraag die je jezelf moet stellen is of freelancer wel iets voor jou is. Niet iedereen is in de wieg gelegd om te ondernemen, want naast een hoop voordelen kleven er ook nadelen aan het ondernemerschap. Je staat namelijk op eigen benen en je moet dus ook je eigen boontjes doppen om iedere maand rond te komen. Op het internet vind je een hoop tools waarmee je een test kunt doen en de test van de Kamer van Koophandel heeft de beste online test waarmee je kunt bepalen of ondernemen wel iets voor jou is. Is de uitkomst negatief? Geen ramp, want zoals gezegd is freelancen niet voor iedereen.

Ondernemingsplan opstellen

Bij een positieve uitkomst kun je serieus gaan nadenken over je bedrijf en hoe je gaat beginnen. Het begint feitelijk met het opstellen van een ondernemingsplan. Een ondernemingsplan is ook vereist als je bijvoorbeeld vanuit een uitkering een onderneming begint of als je bij de bank een zakelijke lening wilt afsluiten voor het opstarten van je bedrijf. Het ondernemingsplan is meer dan alleen een aantal alinea’s waarin je jouw bedrijf omschrijft en wat je doelen zijn.

Wat staat er in het ondernemingsplan?

Het ondernemingsplan bevat uiteraard je ideeën en het doel van je bedrijf, maar ook zaken, zoals je doelgroep, een concurrentieanalyse, omschrijving van de producten en/of diensten die je wilt aanbieden, je marketingplannen en het complete financiële plan. Vooral dat laatste is belangrijk als je geld wilt lenen voor je onderneming. Een bank investeert alleen als er een goed plan kan worden overhandigd waarin ook duidelijk wordt in hoeveel tijd je de investering kunt terugverdienen en dus je lening kunt aflossen.

Wat zet je in een ondernemingsplan?

Wat is je motivatie om met het bedrijf te beginnen en wat is je uiteindelijke doel? Wat wil je bereiken met je onderneming?
Welke klanten ga je bedienen? Wie is je doelgroep en waarom heeft de doelgroep jouw dienst en/of product nodig?
Hoe onderscheid je jezelf in de markt? Wat doe je beter of anders dan je concurrenten?
Wie zijn je concurrenten en met wie ga je de strijd aan? En hoe zorg je ervoor dat je doelgroep voor jou kiest en niet voor je concurrenten?
Hoe ga je laten weten dat je er bent? Ga je investeren in reclame, online adverteren of heb je andere ideeën over hoe je marketing kunt inzetten?
Hoe ziet het financiële plaatje eruit? Hoeveel geld heb je nodig om te beginnen en hoeveel klanten moet je bedienen om maandelijks rond te kunnen komen en om je kosten te dekken.

Inschrijven bij de Kamer van Koophandel

Het ondernemingsplan zorgt ervoor dat je een goed beeld hebt van hoe je gaat ondernemen, wat je nodig hebt en of het succesvol wordt. Als je wilt beginnen is de eerstvolgende logische stap om je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Dit kan via de website van de KvK, maar je moet uiteindelijk bij hen op kantoor komen om je plannen uit te leggen en om je inschrijving te voltooien. De kosten voor een inschrijving bedragen € 75,- die je ter plekke contant of per pin moet afrekenen. Je ontvangt daarna ook handige tips om te starten en je krijgt zowel het verplichte KvK-nummer als het BTW-nummer voor de belastingdienst. Het BTW-nummer ontvang je binnen enkele weken na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Vanaf dat moment kun je ook facturen opmaken en versturen.

Tijdens je inschrijving moet je ook bepalen welke rechtsvorm je kiest en veel zzp’ers beginnen als eenmanszaak. Je kunt ook kiezen voor een VOF als je samen met iemand een bedrijf opstart en soms kiezen freelancers ook voor het opstarten van een besloten vennootschap. Iedere rechtsvorm heeft zijn voor- en nadelen. Een bepaalde rechtsvorm kan voordelen opleveren of je hebt bijvoorbeeld meer mogelijkheden om uit te breiden. Je mag bijvoorbeeld met een bv personeel aannemen. Wat niet mag als je een eenmanszaak hebt.

Uurtarief bepalen

In het ondernemingsplan heb je al onderzoek gedaan naar hoeveel geld je nodig hebt om je kosten te dekken en om te kunnen leven, maar dat zegt eigenlijk nog niets over je uurtarief. Tijdens je concurrentieanalyse heb je ook gezien voor hoeveel geld je concurrentie een dienst of product aanbiedt en je hebt dus een goed idee van hoeveel geld je voor jouw dienst of product kunt vragen. Toch moet je hier goed over nadenken, want ieder bedrijf heeft ook zijn eigen doelen en kosten. Kosten, zoals de huur voor een kantoor of een bedrijfspand, een auto van de zaak, marketingkosten, het opbouwen van een buffer, reservering voor vakantiegeld, premies voor verzekeringen, reserveringen voor de omzet- en inkomstenbelasting en andere kosten die je eventueel maakt. Je zou globaal kunnen zeggen dat je ongeveer 50% van je uurtarief moet reserveren voor de genoemde kosten. Maar zoals gezegd verschilt dat per zzp’er.

Verzekeringen afsluiten

Als je wilt ondernemen moet je jezelf ook verzekeren. Welke verzekering je moet afsluiten en welke handig zijn om af te sluiten, is vooral afhankelijk van hoeveel ondernemersrisico je wilt lopen en in welke branche je actief bent. Doorgaans sluiten Zzp’ers één of meerdere van de volgende verzekeringspolissen af;

Arbeidsongeschiktheidsverzekering
Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Rechtsbijstandverzekering
Pensioenregeling

De AOV is ook direct de duurste verzekering die tot wel € 500,- per maand kan kosten, maar je bent er dan wel van verzekerd dat je een inkomen hebt als je wegens een ongeval of ziekte een langere periode niet kan werken. Een bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheidsverzekering heb je nodig als je het risico loopt dat je iemand anders schade kan toebrengen. Denk bijvoorbeeld aan beroepen, zoals een freelance chauffeur. De rechtsbijstandverzekering is ook ontzettend handig, want bij een juridisch geschil met een opdrachtgever kom je niet voor vervelende en torenhoge kosten te staan. En de pensioenregeling spreekt voor zich, hoewel veel ondernemers ook andere methoden kiezen om aan hun vermogen voor de toekomst te werken. Zoals investeren in vastgoed, crypto of aandelen.

Een belangrijke tip is dat je geen aanspraak kunt maken op je huidige aansprakelijkheidsverzekering of rechtsbijstandverzekering als je het nodig hebt. Als ondernemer moet je echt een zakelijke bedrijfsaansprakelijkheids- of rechtsbijstandverzekering afsluiten.

Acquisitie voeren en reclame maken

Je hebt een KvK- en BTW-nummer, je ondernemingsplan is waterdicht en je bent verzekerd. Nu is toch echt het moment aangebroken om aan de slag te gaan, maar daar heb je opdrachtgevers en klanten voor nodig. Dus je gaat op zoek naar klanten die je kunt bedienen. Nu kun je een aantal dingen doen om aan klanten te komen. Je kunt bijvoorbeeld bedrijven bellen om te vragen of ze je hulp nodig hebben, je kunt investeren in online advertenties om te laten weten dat je er bent en je kunt ook op LinkedIn op zoek gaan naar potentiële klanten. Het staat in ieder geval vast dat klanten niet vanzelf komen. Je zult er iets voor moeten doen. Acquisitie voeren is de meest voor de hand liggende methode om klanten te werven, maar adverteren kan ook effectief zijn. Ben je bijvoorbeeld een ICT’er die vanuit huis werkt? Dan zul je actief op zoek moeten gaan naar opdrachtgevers, terwijl iemand die een bakkerij opent veel meer baat heeft bij adverteren.

Het is ook slim om altijd te investeren in het laten bouwen van een website waarop je jouw producten of diensten aanbiedt. Veel bedrijven oriënteren zich op het internet en een website is dan ook het perfecte visitekaartje. Ben je zelf handig met webdesign? Dan kun je er ook voor kiezen om je website zelf te bouwen. Als je daar ook de tijd voor hebt.

Afspraken vastleggen

Als je klanten hebt, moet je ook afspraken vastleggen. Op die manier weet je niet alleen precies wat je aan elkaar hebt, maar je moet ook bij de belastingdienst kunnen aantonen dat je zelfstandige bent. Als je bijvoorbeeld voor een opdrachtgever langdurig opdrachten uitvoert, ben je een zogenaamde schijnzelfstandige. Daar kleven risico’s aan vast, zoals een naheffing van de belastingdienst als er sprake is van verkapte loondienst. Je zult dus ook met je klant een overeenkomst moeten opstellen waarin is vastgelegd dat je als freelancer voor hem of haar werkt en dat je als zelfstandige opereert. Gelukkig kun je via de website van de belastingdienst standaard modelovereenkomsten voor verschillende branches vinden en je hoeft dus geen peperdure advocaat in te schakelen om een overeenkomst te laten opstellen.

In de overeenkomst leg je ook andere zaken vast, zoals de tarieven die je hebt afgesproken en voor hoeveel uur je voor de organisatie werkt. Je kunt ook afspraken vastleggen over betalingscondities en andere inhoudelijke afspraken, zoals speciale vergoedingen als een opdrachtgever eist dat je voor een bepaald aantal uren bij hem of haar op kantoor werkt.

Administratie bijhouden

Als freelancer moet je ook een administratie bijhouden. Je moet natuurlijk je werkzaamheden aan je klanten factureren en je bent ook verplicht om je gewerkte uren bij te houden. Je moet namelijk ieder jaar bij het invullen van de inkomstenbelasting aangeven hoeveel uur je hebt gewerkt. Als je meer dan 1225 uur aan de onderneming hebt besteed, hoef je minder belasting te betalen. Spendeer je minder uren aan je onderneming? Dan betaal je meer belasting. Gelukkig mag je wel ieder uur dat je aan de onderneming besteed opschrijven. Dus niet alleen als je werkt, maar ook als je bijvoorbeeld bezig bent met het bouwen van een website voor je bedrijf of als je een meeting met een opdrachtgever hebt.

Veel zzp’ers starten met een spreadsheet in Excel, maar je komt al snel tot de ontdekking dat het niet dé oplossing is om je administratie bij te houden. Gelukkig zijn er enorm veel tools te vinden waarmee je jouw administratie kunt bijhouden. Bij veel tools kun je zelfs vanuit de software offertes en facturen versturen en je belastingaangifte automatisch laten invullen wanneer dat nodig is. Denk dan bijvoorbeeld aan oplossingen, zoals E-boekhouden, Kees de boekhouder en MoneyMonk.

Belastingdienst

Het BTW-nummer dat je van de belastingdienst hebt ontvangen is een uniek nummer dat aan je bedrijf verbonden is. Met dit nummer kun je per kwartaal je omzetbelasting en ieder jaar je inkomstenbelasting invullen. Je krijgt ook meer blauwe enveloppen dan je lief is, want de belastingdienst brengt je altijd op de hoogte als je aangifte moet doen en je krijgt ook schriftelijk een bevestiging wanneer je aangifte is verwerkt. Het invullen van de omzetbelasting per kwartaal is niet heel moeilijk, want je hoeft alleen op te geven hoeveel omzet je hebt, hoeveel btw je hebt ontvangen en hoeveel btw je hebt uitgegeven. Je kunt de btw van zakelijke aankopen namelijk terugvorderen. Denk dan bijvoorbeeld aan de btw die je over een laptop hebt betaald die je zakelijk hebt aangeschaft. De inkomstenbelasting is iets lastiger en die kun je dan ook het beste laten invullen door een erkende boekhouder. Dan weet je zeker dat de aangifte correct is ingevuld en dat je ook het juiste bedrag moet betalen of juist ontvangt.

Buffer opbouwen

De laatste tip die we willen geven over freelancen heeft te maken met het opbouwen van een buffer. Als freelancer heb je meer vrijheid en controle, maar je hebt geen vaste contracten en vangnetten waar je op terug kunt vallen als het even tegenzit. In de maanden dat je weinig of geen klanten hebt moet je natuurlijk wel je kosten kunnen betalen en kunnen rondkomen. Daarom heb je een buffer nodig. Een buffer is eigenlijk niets meer dan een spaarpot die je kunt aanbreken als je het nodig hebt. Niet om een dure aankoop te doen, maar om een maand met minder inkomen op te vangen. Hoeveel geld je moet reserveren is afhankelijk van de branche waarin je actief bent en waar je jezelf prettig bij voelt. Wil je iedere maand een netto inkomen van € 3.000,-? Dan is het slim om een buffer van € 6.000,- tot € 9.000,- op te bouwen, zodat je ook in mindere maanden toch een goed inkomen hebt en je rekeningen kunt betalen.