De zaken gaan goed in je onderneming en je begint langzaamaan overdonderd te worden door al het werk. Natuurlijk kun je werk weigeren, maar dat is niet iets wat je graag zou willen. Een andere oplossing is om een medewerker in dienst te nemen of zaken uit te besteden. Waarschijnlijk ligt daar ook niet je voorkeur. Via efficiënt werken kun je tijd besparen en jouw productiviteit verhogen. Maar hoe verhoog je je productiviteit eigenlijk?
Plannen, plannen en nog eens plannen
Waarschijnlijk zit er al een zekere structuur in jouw dagindeling en probeer je alles al te plannen. Een goede planning is de basis voor een productieve werkdag. Een kleine verandering met veel effect kan zijn dat je kijkt naar wat haalbare deadlines zijn. Daarnaast moet je je planning soms herzien. Met de input van wel en niet gehaalde deadlines kun je zo je gemaakte planning aanpassen met de nieuwe inzichten die je hebt gekregen.
Stel je prioriteiten en doelen helder voor één a twee weken vooruit en maak ik zo’n 10 a 15minuten per week een planning, of pas de bestaande planning aan. Bouw een stukje flexibiliteit in voor onvoorziene omstandigheden en maak een to-do list. Je zult zien dat met efficiënt plannen je nóg productiever gaat werken.
Neem pauzes
Al voelt het fijn om door te werken zodat je het afkrijgt en het je voldoening geeft, maar je productiviteit gaat zonder pauzes achteruit. Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde persoon zich maximaal 50 minuten achtereenvolgend kan concentreren. Neem na die 50 minuten even 10 tot 15 minuten pauze en pak daarna je werkzaamheden weer op. Het is aan te rijden om één keer per dag minimaal 30 minuten pauze te nemen, zoals tijdens de lunch.
Je kunt je pauze invullen door even te wandelen en een frisse neus te halen. Dat is goed voor je lichaam én je geest. Je voorkomt zo een dip in de middag en door een luchtje te scheppen krijg je meer creativiteit.
Stop het multitasken
Veel mensen denken dat multitasken werkt, maar meerdere onderzoeken hebben uitgewezen dat het tegendeel waar is. Alleen volledig geautomatiseerde taken, zoals fietsen en zingen, kunnen tegelijkertijd uitgevoerd worden. Bij taken die onze aandacht inhoudelijk vragen kunnen we dit niet opsplitsen in onze hersens en switchen we van de ene naar de andere taak. Door het heen en weer schakelen in je hersens heb je onder aan de streep meer tijd nodig om beide taken af te ronden.
Een goed voorbeeld is om een zogenoemde ‘inbox-tijd’ te kiezen voor jouw e-mails. Op het moment dat je het geluid hoort van een binnenkomende mail zijn we afgeleid, of we de mail nu wel of niet bekijken. Als je in de planning één moment inlast per dag om al je e-mails te beantwoorden, is dat veel productiever en leidt het niet af van een andere taak waar je mee bezig bent.
Deze drie tips zijn de basisregels voor de vraag “Hoe verhoog je je productiviteit?” en kun je al heel snel meer doelen behalen zodat je jouw werk niet hoeft uit te besteden.