Het is niet gemakkelijk om een congres te organiseren. Hier komt veel bij kijken. Een succesvol congres kan wonderen doen voor het bedrijfsimago. Maar wat nou als je de plank mislaat? Dan heeft dit ook gevolgen voor de reputatie van je bedrijf. Het is daarom van groot belang om een goede voorbereiding te treffen. Om te weten waar je op moet letten en waar je rekening mee dient te houden. Dat begint al bij het kiezen voor de juiste zaalverhuur De locatie legt immers de basis voor het succes van het congres. Natuurlijk is er nog veel meer om rekening mee te houden. In dit artikel geven we enkele tips ter voorbereiding van een succesvol congres.
De juiste locatie
Het succes van een congres valt of staat met het vinden van de juiste locatie. Het is belangrijk dat de locatie van werkelijk alle gemakken is voorzien. Is het bijvoorbeeld mogelijk om ook direct de catering te regelen? Onderzoek of de techniek op de locatie aan alle wensen voldoet en of jouw apparatuur hier ook compatibel mee is. Test dit altijd uit ver voordat het congres begint, zodat je zeker weet dat het gebruik van audiovisuele middelen tijdens het congres mogelijk zijn. Houd e ook rekening mee dat de meeste locaties snel volgeboekt zitten. Als je een congreslocatie wilt vastleggen, is het dan ook belangrijk dat je dit ruim op tijd doet. Begin dus tijdig met het treffen van voorbereidingen en vergeet ook niet om de uitnodigingen al vroeg te verzenden, zodat de genodigden hier rekening mee kunnen houden.
Goede planning
Zodra er geen goede planning is, is dit ook direct te merken aan het verloop van een congres. Misschien heb je zelf ook weleens een congres bijgewoond waar de structuur ver te zoeken was. Er gebeurde heel veel, maar niemand leek echt te weten wat er op dat moment nodig was. Hierdoor voelde het erg rommelig en had je zelfs het idee belangrijke informatie te missen. Dit is iets wat je dus zeker moet proberen te voorkomen tijdens jouw eigen congres. Een duidelijke planning doet in dit geval wonderen. Zorg voor een draaiboek en maak iedereen duidelijk wat zijn of haar taak is tijdens dit event. Een strakke planning voorkomt onduidelijkheden tijdens de dag zelf en geeft ook veel rust. Iedereen weet wat van hen verwacht wordt.
Boeiend programma
Het is natuurlijk wel de bedoeling dat mensen ook echt geïnteresseerd raken in het congres en ook tijdens het event zelf geboeid zullen luisteren en deelnemen aan het programma. Bedenk daarom goed welke doelgroep er straks tegenover je staat en bedenk specifiek voor die doelgroep een op maat gemaakt programma. Het is leuk om ook voor wat extra interactieve onderdelen te kiezen, zodat het publiek niet alleen hoeft te luisteren. Zorg ervoor dat zij actief mee kunnen delen in de gesprekken. Hierdoor weet je de luisteraar veel beter te boeien.