Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om de facturering uit te besteden en dat doen ze natuurlijk niet voor niets. Naast dat het ontzettend veel tijd kost, heeft het nog zoveel meer voordelen. Het is dus ook als kleine onderneming helemaal niet zo’n gek idee om je hier eens serieus in te gaan verdiepen. Zo hoef je bijvoorbeeld niemand aan te nemen om de administratie te doen en kun je er zelf voor kiezen om je facturen voor te laten financieren, waardoor je eerder de beschikking hebt over geld, wat uiteindelijk zorgt voor een goede of betere cashflow. Hoe dit allemaal in de praktijk zit en waarom het uitbesteden van de facturering verstandig is, vertellen we je graag aan de hand van een aantal voorbeelden.
De voordelen van het uitbesteden van de facturering
Het uitbesteden van de facturering heeft ontzettend veel voordelen. Daarom hebben we er een aantal voor je uitgepikt, waarvan wij vinden dat deze het verschil voor jou als bedrijf kunnen maken. Zowel als grote of kleine ondernemer, is het belangrijk je bezig te houden met de dingen die belangrijk zijn en waarmee je het verschil kunt maken. Op het moment dat je dan iedere week 2 uur of misschien zelfs wel langer bezig bent met het doen van facturatie, dan is dit zonde van je tijd. Daarom de voordelen van het uitbesteden nog even voor je op een rijtje.
Tijdsbesparing
We staan er niet altijd bij stil, maar te alle uurtjes eens bij elkaar op dat je bezig bent met het maken, versturen en ook nabellen van je facturen. Want vooral dit laatste is iets wat al snel wordt vergeten. Tuurlijk betaalt 95 procent van de mensen keurig op tijd, maar er zitten altijd een aantal tussen die dit niet doen. Deze mensen moeten we bellen, mailen of misschien zelfs wel een brief sturen om te vragen de factuur netjes te voldoen. Op het moment dat jij dan de facturering uitbesteed, hoef je hier verder niet naar om te kijken. Het scheelt je dus een hele hoop tijd, die je kunt besteden aan andere belangrijke zaken binnen het bedrijf.
Kostenbesparing
Facturering uitbesteden kan je ook geld besparen. Je hebt geen extra personeel nodig om je facturering te verzorgen en je bespaart op software- en licentiekosten. Uiteraard is dit niet altijd het geval en kan het voor startende ondernemers bijvoorbeeld met name een stuk tijdwinst zijn, waardoor ze de tijdens kunnen besteden aan iets anders. Onderaan de streep bespaar je dus altijd wel iets.
Minder fouten
Een foutje is snel gemaakt, helemaal wanneer je dagelijks tientallen facturen moet versturen. Nu wordt het meestal wel keurig vooraf ingevuld, maar kan het altijd voorkomen dat je iets verkeerds doet. Besteed je de hele facturering uit, dan is de kans op een foutje een stuk kleiner. Zelf doen we het er vaak even bij, terwijl een extern bedrijf niet anders doet dan dit.
Inzicht in de cijfers
Uiteindelijk wil je wel weten hoe het er financieel voorstaat, hoeveel klanten er nog moeten betalen, wat er binnen is gekomen die maand, etc. Door dit uit te besteden, krijg je een keurig overzicht, zodat je op ieder gewenst moment kunt zien hoe de zaken ervoor staan.
Waar let je op bij het uitbesteden van de facturering?
Nu je weet wat de voordelen zijn van het uitbesteden van je facturering, ben je misschien wel voornemens dit ook te gaan doen. Toch is het wel belangrijk dat je even op een paar belangrijke zaken let, zodat je zeker weet dat alles ook goed gaat. Daarom hebben we, net als bij de voordelen van het uitbesteden, ook even een aantal belangrijke aspecten waar je op moet letten bij uitbesteden van de facturering voor je verzameld en voor je uitgewerkt.
Kies voor een betrouwbare partij
Je cashflow is het kloppend hart van je bedrijf. Je wilt dus absoluut niet dat de partij die de facturering voor je gaat regelen, ineens besluit om van een betaaltermijn van 14 dagen naar 30 dagen te gaan, want de kans dat je dan in de problemen komt is aannemelijk. Het is dus wel belangrijk je hier even goed in te verdiepen, zodat je zeker weet dat je uiteindelijk de juiste keuze maakt. Lees recensies, vraag eens aan andere bedrijven hoe zij dit doen, zodat je een goed beeld krijgt van wat wel of niet verstandig is.
Maak duidelijke afspraken
Het uitbesteden van de facturering is een, maar ook het maken van afspraken is ontzettend belangrijk. Wat zijn de kosten die ze rekenen, welke werkzaamheden verrichten ze allemaal? Zo is het bij het uitbesteden van de facturering namelijk niet vanzelfsprekend dat ze ook een stuk debiteurenbeheer doen en dus ook nabellen op het moment dat de betaaltermijn is verstreken. Door vooraf afspraken te maken over wat je van elkaar verwacht, kan hier ook geen discussie over ontstaan.
Beveilig je data
Cyberaanvallen zijn aan de orde van de dag. Des te belangrijker dus dat je de data die je deelt met je factureerder, zo goed mogelijk beveiligd. Vooral facturen zijn natuurlijk enorm interessant voor hackers en kunnen op allerlei verschillende manieren worden misbruikt. Nu zal een goede partij je hier zeker bij ondersteunen, dus dit punt hoef je je vaak niet zo heel druk om te maken.
Weet wat er speelt
Het uitbesteden van de facturering betekent natuurlijk niet dat je zelf helemaal niets meer hoeft te doen. Het is daarom dus wel belangrijk dat je betrokken blijft bij het proces en ervoor zorgt dat je dit verder optimaliseert. Stel dat mensen structureel te laat betalen, ga dan het gesprek met ze aan of biedt een betalingskorting van 2 procent wanneer ze binnen een bepaalde periode betalen. Alles om ervoor te zorgen dat je cashflow goed is en blijft.